El gestor documental en la empresa privada

Publicado en por David Garcia Salazar

Dentro de la actual sociedad conocemos diferentes poderes que conducen a una determinada posición de ventaja, uno de esos poderes es la información. Así pues, y utilizando el tópico, la información es poder, podemos sentenciar que aquel particular o entidad y organismo que posee información, posee poder y control dentro de nuestra era global de la información.

 

Ahora bien, ¿quién gestiona dicha información?, ¿cómo se gestiona la información?, o ¿qué tipo de información se gestiona? Con el fin de responder a dichas cuestiones, y aunque la tendencia que queremos expresar en éste artículo es poco a poco cambiante, presentaremos el papel de un actor poco reconocido hasta el momento en el sector privado (no así en el público) como lo es el de gestor documental.

 

De un modo general, cuando nos referimos a la empresa privada, hemos de indicar dos conceptos básicos: ganar beneficios, ahorrar costes y tiempo. A diferencia de muchos países del resto de Europa, nos encontramos ante una falta de especialización documental en el sector privado. Diversas empresas, la gran mayoría pymes, todo hay que indicarlo, recurren a la contratación de figuras administrativas demasiado genéricas y poco especializadas en el ámbito de la gestión documental. Dichas figuras, normalmente ejercen cargos de administración con una multiplicidad de funciones que hacen perder rigor y metodismo en las mismas.

 

En un mundo donde gestionar la información de manera adecuada lleva a posicionar a una empresa a lugares de excelencia y beneficio, cuesta pensar en la falta de inversión en la contratación de profesionales que sepan, qué tipo de información se gestiona, y cual es la forma más rentable y precisa de gestionarla.

 

En tiempos de recesión económica, puede que la contratación de profesionales especializados en la gestión de la documentación y la información en la empresa privada pueda parecer improductivo a corto plazo, pero a nuestro modo de ver, se deberían planificar objetivos de forma estratégica a medio y largo plazo con la seguridad de obtención de beneficios y de tiempo. Un buen gestor documental puede crear un sistema de gestión documental en una empresa, puede eliminar conceptos que conocemos en la actualidad como por ejemplo  la infoxicación, puede describir, ordenar, clasificar, tratar, custodiar, evaluar, eliminar y un sinfín de funciones más que cualquier administrativo común realiza de forma inconcreta y poco detallada.  

 

En definitiva, queremos exponer y difundir la importancia del papel del gestor documental en la empresa privada, queremos prestigiar dicho papel en beneficio de todos, de las personas que intentamos que la documentación y la archivística se reconozca dentro de todos los ámbitos políticos, sociales, económicos, etc... y el beneficio de las empresas que buscan rigor, innovación, beneficios, seguridad, ahorro de costes y tiempo, y ante todo una gestión profesional de sus recursos, entre ellos la documentación.  

 

 

 

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Etiquetado en Archivística

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